“Ondernemers vragen regelmatig hoe het zit met reiskosten die ze aan hun klant willen doorberekenen. Hoe ziet de fiscus dat?”

Reiskosten afzonderlijk declareren? De belastingwetgever maakt het u niet altijd gemakkelijk. In dit geval is het echter eigenlijk vrij simpel: u mag met uw klant afspreken wat u maar wilt. Daar bemoeit de fiscus zich niet mee. Fiscaal gezien maakt het geen verschil of u een totale vergoeding bedingt inclusief vergoeding voor alle kosten die u moet maken (zoals reiskosten) óf dat u afspreekt dat u voor bijvoorbeeld uw reiskosten een bedrag per kilometer in rekening mag brengen.

Vergoeding € 950,-
Plus reiskosten € 50,-
Totaal: € 1.000,-
Vergoeding € 1.000,- inclusief reiskosten € 1.000,- Totaal: € 1.000,-

In beide gevallen rekent u € 1.000,- tot uw omzet. Tip: Het is dus een misverstand dat u voor ‘autokilometers’ niet meer dan € 0,19 per kilometer bij uw klant in rekening mag brengen. Het bedrag van € 0,19 is een fiscaal normbedrag dat speelt bij het vergoeden van reiskosten aan personeel én bij de berekening van de kostenaftrek in het geval u met een privéauto rijdt. Aan de omzetzijde is dit normbedrag dus niet aan de orde.

En voor de btw? Ook btw-technisch hoeft u reiskosten niet afzonderlijk te declareren. Ze maken deel uit van de totale vergoeding, zeg maar: van de totale prijs voor uw prestatie (levering of dienst). In bovengenoemd voorbeeld wordt dus in beide gevallen de btw over € 1.000,- berekend. Op uw factuur telt u eerst de apart te declareren vergoedingen bij uw honorarium of prijs. Over het totaal berekent u de btw.

Uw kostenaftrek? De totale vergoeding die u van uw klant ontvangt, wordt dus tot uw omzet gerekend. Ook de afzonderlijk gedeclareerde kostenvergoedingen. Uiteraard mag u aan de andere kant wel uw eigen kosten in aftrek brengen. Omzet minus kosten is belaste winst. En daar kan dan de norm van € 0,19 per kilometer opduiken. Namelijk als u met uw privéauto voor uw zaak rijdt. In dat geval worden al uw aftrekbare autokosten op € 0,19 per kilometer gesteld.

U en uw klant bepalen de hoogte van de te vergoeden reiskosten. Fiscaal gezien is dit omzet. Het is een misverstand dat u max. € 0,19 per km mag berekenen.